Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü

UBM ULUSLARARASI BİRLEŞMİŞ MÜŞAVİRLER MÜŞAVİRLİK HİZM. A.Ş

Kazım Özalp Mah. Reşit Galip Cad. No: 94 Çankaya/ANKARA

Bu doküman UBM A.Ş ‘ ye ait olup, tüm hakları saklıdır. Bu dokuman 5846 sayılı yasa ve ilgili mevzuat gereği korunmakta olup, ticari kullanım ve dağıtım amaçlı kullanılmaz, üzerinde değişiklik yapılarak veya aynı şekilde kullanılmaz

1.AMAÇ

UBM ULUSLARARASI BİRLEŞMİŞ MÜŞAVİRLER MÜŞAVİRLİK HİZM. A.Ş‘nin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu (“Kanun”) uyarınca UBM A.Ş bünyesinde işlenmekte olan kişisel verilere ilişkin kişisel veri sahiplerinden gelebilecek başvuruların şirketimiz bünyesinde sistemli bir şekilde değerlendirilerek yanıtlanmasını sağlamaktır.

2. KAPSAM

Veri Sorumlusu olan UBM ULUSLARARASI BİRLEŞMİŞ MÜŞAVİRLER MÜŞAVİRLİK HİZM. A.Ş tarafından işlenmekte olan kişisel verilere ilişkin ilgili kişi başvurularını kapsar.

3. TANIMLAR

İlgili Kişi/Kişiler: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi/kişiler

4. SORUMLULUKLAR

KVKK Komitesi : Veri sahiplerinden gelen başvuruların şirket içinde ilgili birimlerce inceleme değerlendirme yanıtlama işlemlerini koordine etmek, Veri sahiplerinden gelen taleplerin teknik yönden incelenmesi ve cevaplanmasını sağlamak, Veri sahiplerinden gelen başvuruların hukuki yönden incelenmesini sağlamak, KVKK ‘na göre veri sorumlusu tarafından kurum ile kurulacak iletişimi sağlamak, Veri sahiplerinden gelen taleplerin kendi birimlerini ilgilendiren işlemlerinde bu prosedüre göre İilgili faaliyetleri yürütmek .

5. UYGULAMA

5.1 Başvurunun Alınması

İlgili kişinin, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında elden, kvkk@ubm.com.tr, e- posta ve posta kanalı ile ya da yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla tarafımıza ilettiği başvurular; gelen başvuru ve ekleri KVKK Uyum Koordinatörü’ne iletilir.

Evrak ‘ın tebliğ edildiği tarih başvuru tarihi olarak esas alınır.

KVKK Uyum Koordinatörü tarafından başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca ilgili kişinin ilettiği bilgiler aşağıdaki kriterler dikkate alınarak kontrol edilir.

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu,

Yukarı bahsi geçen kriterlerdeki bilgileri sağlamayan başvurular geçersiz bir başvuru olarak değerlendirilir ve başvuru sahibine bu durum varsa öncelikli e-posta ile bildirilir, yoksa başvurudaki adres esas alınarak bildirilir. Söz konusu başvurunun geçerli bir başvuru olup olmadığı yönünde nihai olarak hukuk biriminden görüş alınır.

5.2 Başvurunun Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması

Veri sahibinin 5.3 maddesindeki haklarına istinaden talebi değerlendirilmek üzere hukuk , bilgi işlem ve İlgili birimlere KVKK Uyum Koordinatörü tarafından yönlendirilir. İlgili birimlerden görüş alınarak oluşturulan nihai değerlendirme en geç 30 gün içinde tamamlanır.

KVKK Uyum Koordinatörü tarafından aşağıdaki bilgiler dikkate alınarak bir cevap yazısı hazırlanır.

• Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri,
• Başvuru sahibinin; adı ve soyadını, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,
• Talep konusunu,
• Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamaları.

Hazırlanan cevap yazısı Kurumsal Yazışmalar ve Evrak Yönetimi Talimatı’na göre şirket antetli kağıdına hazırlanarak imza ve onay işlemleri tamamlanır ve veri sahibine e-posta veya posta yolu ile gönderimi sağlanır.

Veri sorumlusu, talebi kabul eder ise veya gerekçesini açıklayarak reddeder ise bu cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.

Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusu tarafından bu talebin gereği yerine getirilir. Bu durumda söz konusu talebin yerine getirilip getirilmediği hususunun koordinasyonunu Uyum Koorinatörlüğü sağlar.

Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde ise alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Her durumda başvurunun yanıtlandırılması işlemi en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, veri sorumlusu, Kurulca belirlenen tarifedeki ücretleri başvuruda bulunan ilgili kişiden isteyebilir.

5.3 Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

5.5 Kurul Kararlarının Yerine Getirilmesi

Şayet KVK Kurulu tarafından bir başvuru üzerine ya da Kurulun resen görev alanına giren konularda yapacağı inceleme sonucunda veri sorumlusu tarafından icra edilmesi gereken bir işlem bildirilirse, bu kararın, tebliğ tarihinden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirilmesi zorunludur. Bu durumda söz konusu talebin yerine getirilip getirilmediği hususunun koordinasyonunu Uyum Koorinatörlüğü sağlar.

5.6 Başvuru ve Taleplerin Arşivlenmesi

İlgili Kişi Başvuru Formu ve ekleri kişisel verileri içerdiğinden KVKK Koordinatörlüğü tarafından basılı olanlar kilitli dosya dolabında muhafaza edilir.
E-posta ile gelen başvurular KVKK Başvurular klasöründe erişim yetkileri kısıtlı alanda saklanmaktadır.

6. İZLEME VE SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

KVKK Koordinatörlüğü ve hukuk müşavirliği tarafından mevzuat güncelliği takip edilir, mevzuat değişikliklerinde bu prosedür yeterlilik açısından kontrol edilir.

7. KAYITLAR  

9.REFERANSLAR  

• ISO 27001 Bilgi Güvenliği Standardı
• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ
• İlgili Kişi Başvuru Formu

10. DOKUMAN KONTROL